Sowohl SharePoint -Dokumentbibliotheken als auch Arbeitsbereiche (insbesondere, Microsoft -Teams -Arbeitsbereiche, die häufig in SharePoint integriert sind) werden für die Zusammenarbeit und das Speichern von Dokumenten verwendet, unterscheiden sich jedoch erheblich in ihren Zwecken und Funktionen:
SharePoint -Dokumentbibliothek:
* Hauptzweck: Zentralisierte Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Der Fokus liegt auf Dokumentenversioning, Metadaten, Berechtigungen und Suchfunktionen für ein effizientes Dokumentenmanagement. Betrachten Sie es als ein strukturiertes Aktenschrank.
* Organisation: Hoch strukturiert. Dokumente werden in Ordner organisiert, und Metadaten können zur erweiterten Suche und Filterung verwendet werden.
* Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit ist möglich, aber es ist eher eine Funktion, die auf die Hauptfunktion des Dokumentspeichers überlagert ist. Kommentare und Co-Authoring sind verfügbar, aber nicht im zentralen Fokus.
* Kommunikation: Begrenzte integrierte Kommunikationsmerkmale. Stützt sich in der Regel auf externe Instrumente für die Kommunikation im Zusammenhang mit den Dokumenten.
* Beste Anwendungsfälle:
* Speichern und Verwalten einer großen Anzahl von Dokumenten mit ausgefeilten Versioning- und Zugriffskontrollanforderungen.
* Archivieren wichtiger Dokumente, die eine langfristige Aufbewahrung und Prüfungswege erfordern.
* Situationen, in denen strukturierte Lagerung und Metadaten von entscheidender Bedeutung sind (z. B. legale, regulatorische Einhaltung).
* Wenn Sie robuste Such- und Filterfunktionen in vielen Dokumenten benötigen.
Microsoft Teams Arbeitsbereich (oft in SharePoint integriert):
* Hauptzweck: Erleichterung der Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams rund um ein Projekt oder gemeinsames Ziel. Dokumentspeicher ist eine * unterstützende * Funktion. Stellen Sie sich das als zentrales Drehscheibe für ein Projektteam vor.
* Organisation: Weniger strukturiert als Dokumentbibliotheken. Während Dokumente in einer SharePoint -Bibliothek hinter den Kulissen gespeichert sind (häufig vor dem Benutzer versteckt), priorisiert die Interface -Schnittstelle von Gesprächen, Kanäle für bestimmte Themen und schneller Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien, die sich auf diese Konversationen beziehen.
* Zusammenarbeit: Zusammenarbeit ist zentral. Teams bieten Echtzeit-Chat, Videoanrufe, Dateifreigabe und Aufgabenverwaltung an, alle in einer einzigen Oberfläche.
* Kommunikation: Reiche Kommunikationsmerkmale sind eingebaut. Chat, Meetings, Kanäle usw. sind alle so konzipiert, dass sie die laufende Teamkommunikation unterstützen.
* Beste Anwendungsfälle:
* Projekte, die eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erfordern.
* Situationen, in denen eine schnelle Kommunikation und Informationsaustausch von wesentlicher Bedeutung sind.
* Wenn Sie einen zentralen Hub für alle projektbezogenen Aktivitäten benötigen, nicht nur für Dokumente.
* Wenn Sie andere Apps und Dienste in Ihren Workflow integrieren müssen (z. B. Planer, Power BI).
Wann verwenden Sie welche:
* Wählen Sie eine SharePoint -Dokumentbibliothek, wenn: Sie benötigen hauptsächlich ein robustes, strukturiertes System zum Speichern und Verwalten von Dokumenten mit Schwerpunkt auf Versionskontrolle, Sicherheit und Metadaten. Zusammenarbeit ist wichtig, aber nicht der zentrale Fahrer.
* Wählen Sie einen Microsoft -Team -Arbeitsbereich, wenn: Sie benötigen einen zentralen Hub für die Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams, und das Dokumentfreigabe ist ein unterstützendes Element. Echtzeitkommunikation, integrierte Tools und ein weniger strukturierter Ansatz sind unerlässlich.
In vielen Fällen arbeiten sie zusammen. Ein Teams -Arbeitsbereich verwendet häufig eine SharePoint -Dokumentbibliothek hinter den Kulissen, um die im Team geteilten Dateien zu speichern. Die Benutzeroberfläche innerhalb der Teams vereinfacht die Interaktion und konzentriert sich auf die Zusammenarbeit, während SharePoint die zugrunde liegende Dokumentverwaltungsinfrastruktur bereitstellt.
