Erstellen eines Workflows in SharePoint
Hier ist ein umfassender Leitfaden zum Erstellen von Workflows in SharePoint:
1. Wählen Sie Ihren Workflow -Typ:
* SharePoint Designer -Workflows: Dies sind klassische Workflows, die mit SharePoint Designer erstellt wurden. Sie sind leistungsstark und bieten viel Flexibilität, erfordern jedoch Kenntnisse über SharePoint -Designer.
* Stromversorgung Automatisieren Workflows: Dies sind moderne Workflows, die auf der Power -Automatisierungsplattform basieren. Sie sind Cloud-basiert, bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche und integrieren in eine breite Palette von Diensten.
2. Zugriff auf Workflow -Erstellungsschnittstelle:
* SharePoint Designer: Öffnen Sie den SharePoint -Designer und wählen Sie die Registerkarte "Workflows" aus. Klicken Sie auf "Erstellen", um einen neuen Workflow zu starten.
* Power Automate:
* von SharePoint: Navigieren Sie zur Liste oder Bibliothek, in der Sie einen Workflow erstellen möchten. Gehen Sie zur Registerkarte "Automatisieren" und klicken Sie auf "Automatisieren".
* von Power Automatate: Melden Sie sich an, um die Automatisierung und wählen Sie "Erstellen" -> "Automatisierter Wolkenfluss".
3. Definieren Sie den Workflow -Trigger und die Aktionen:
* Trigger: Dies ist das Ereignis, das den Workflow startet. Beispiele sind:
* Artikelerstellung: Wenn ein neuer Artikel zu einer Liste hinzugefügt wird.
* Element Update: Wenn ein Artikel geändert wird.
* Artikelgenehmigung: Wenn ein Artikel genehmigt werden muss.
* Timer: Führen Sie den Workflow nach einem Zeitplan aus.
* Aktionen: Dies sind die Schritte, die der Workflow nach Auslösung ausführt. Beispiele sind:
* E -Mail senden: Senden Sie Benachrichtigungen an Benutzer.
* Element aktualisieren: Elementfelder ändern.
* Genehmigen/ablehnen: Erfordernis der Genehmigung für einen Artikel.
* Ein weiterer Workflow starten: Einen weiteren Workflow auslösen.
* benutzerdefinierte Aktion: Führen Sie benutzerdefinierte Aktionen mit Code aus.
4. Konfigurieren von Workflow -Einstellungen:
* Berechtigungen: Setzen Sie, wer den Workflow starten und verwalten kann.
* Startoptionen: Definieren Sie, wie der Workflow gestartet werden soll (manuell, automatisch usw.).
* Workflow -Stufen: Teilen Sie den Workflow in Phasen für eine bessere Organisation auf.
* Genehmigungsprozess: Konfigurieren Sie den Genehmigungsprozess bei Bedarf.
5. Workflow testen und bereitstellen:
* Tests: Testen Sie den Workflow gründlich, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert.
* Bereitstellung: Veröffentlichen Sie den Workflow, um die Benutzer zugänglich zu machen.
Beispiele für Workflow -Szenarien:
* Genehmigungsprozess für Dokumenten: Routen Sie Dokumente über eine Bezugskette, bevor sie fertiggestellt werden.
* Anforderungssystem verlassen: Prozessurlaubsanfragen, automatisch Manager benachrichtigen und Mitarbeiterkalender aktualisieren.
* neuer Mitarbeiter Onboarding: Automatisieren Sie Aufgaben wie das Zuweisen von Zugriffsberechtigungen und das Senden von Begrüßungs -E -Mails.
* Kundendienst -Ticketing -System: Verfolgen Sie Kundenprobleme, weisen Sie sie zu, Agenten zu unterstützen und den Status zu aktualisieren.
Tipps zum Erstellen effektiver Workflows:
* Halten Sie die Workflows präzise und konzentrieren sich auf bestimmte Aufgaben.
* Verwenden Sie klare und beschreibende Workflow -Namen und -aktionen.
* Dokumentieren Sie die Workflow -Schritte und den Zweck für zukünftige Referenz.
* Testen Sie gründlich vor dem Einsatz, um Fehler zu vermeiden.
Schlüsselunterschiede zwischen Designer und Stromversorgung automatisieren Workflows:
| Feature | SharePoint Designer | Stromautomatisierung |
| --- | --- | --- |
| Schnittstelle | Visueller Designer | Webbasierte Schnittstelle |
| Funktionalität | Klassische Workflows mit begrenzter Integration | Moderne Workflows mit umfangreicher Integration |
| Wartung | Erfordert technische Fähigkeiten | Einfacher zu pflegen und zu aktualisieren |
| Skalierbarkeit | Weniger skalierbar | Skalierbarer und flexibler |
| Preisgestaltung | In SharePoint enthalten | Benötigt eine Stromautomatisierung der Lizenz |
Auswählen des richtigen Workflow -Tools:
* SharePoint Designer: Wählen Sie, ob Sie robuste und anpassbare Workflows mit einer tiefen SharePoint -Integration benötigen.
* Power Automate: Wählen Sie, ob Sie moderne, benutzerfreundliche Workflows mit Integration mit verschiedenen Diensten und einer Cloud-basierten Umgebung benötigen.
Durch das Verständnis des Workflow -Erstellungsprozesses, der Auswahl des richtigen Tools und der Befolgung Best Practices können Sie effektive Workflows erstellen, die Prozesse automatisieren, die Effizienz verbessern und den Vorgang in SharePoint optimieren.
