Eine automatische Antwortnachricht, auch „Abwesenheit“ oder „Urlaubsantwort“ genannt, ist eine vorgefertigte E-Mail-Antwort, die automatisch an jeden gesendet wird, der Ihnen eine E-Mail sendet, während Sie nicht im Büro sind oder nicht erreichbar sind auf E-Mails antworten. Der Zweck einer automatischen Antwortnachricht besteht darin, Absender darüber zu informieren, dass Sie derzeit nicht auf ihre E-Mails antworten können, und ihnen Informationen darüber zu geben, wann Sie voraussichtlich zurückkommen und wie sie Sie in dringenden Fällen kontaktieren können.
Hier sind einige allgemeine Elemente, die in einer automatischen Antwortnachricht enthalten sind :
1. Betreff :Die Betreffzeile sollte deutlich darauf hinweisen, dass es sich um eine automatische Antwort handelt, z. B. „Abwesend“ oder „Urlaubsantwort“.
2. Begrüßung :Beginnen Sie die E-Mail mit einer freundlichen Begrüßung, z. B. „Hallo“ oder „Vielen Dank für Ihre E-Mail“.
3. Erklärung :Erklären Sie kurz, warum Sie derzeit nicht auf E-Mails antworten können, z. B. weil Sie nicht im Büro sind, im Urlaub sind oder an einer Konferenz teilnehmen.
4. Rückgabedatum :Geben Sie ein voraussichtliches Datum oder eine voraussichtliche Uhrzeit an, wann Sie voraussichtlich zur Arbeit zurückkehren oder für die Beantwortung von E-Mails verfügbar sein werden.
5. Kontaktinformationen :Geben Sie alternative Kontaktinformationen für dringende Angelegenheiten an, z. B. eine vorübergehende Kontaktperson oder eine Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind.
6. Vielen Dank :Bedanken Sie sich beim Absender für sein Verständnis und für die Kontaktaufnahme.
7. Unterschrift :Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Unternehmensinformationen sowie alle relevanten Kontaktdaten an.
Beispiel einer automatischen Antwortnachricht :
Betreff :Nicht im Büro
Hallo,
Vielen Dank, dass Sie [Ihr Name] unter [Firmenname] kontaktiert haben. Leider bin ich derzeit nicht im Büro und kann derzeit nicht auf Ihre E-Mail antworten. Ich werde am [Rückgabedatum] ins Büro zurückkehren und mich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden.
Wenn Ihre Angelegenheit in der Zwischenzeit dringend ist, wenden Sie sich bitte an [Alternativer Kontaktname] unter [Kontakt-E-Mail-Adresse] oder [Kontakttelefonnummer].
Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, nach meiner Rückkehr Ihre E-Mail zu beantworten.
Beste grüße,
[Ihr Name]
[Berufsbezeichnung]
[Name der Firma]
