Hier finden Sie eine Aufschlüsselung von Computer -Softwareanwendungen, die sich in der Datensätzeverwaltung befinden, sowie Überlegungen zur Auswahl des richtigen:
Arten der Datensätzeverwaltungssoftware:
* Dokumentverwaltungssysteme (DMS): Dies sind die grundlegenden Tools zum Verwalten digitaler Dokumente. Sie bieten:
* Zentraler Speicher: Organisieren Sie Dokumente in Ordnern und Hierarchien.
* Versionskontrolle: Verfolgen Sie Änderungen und Überarbeitungen leicht.
* Metadaten: Tags -Dokumente mit Schlüsselwörtern, Daten und anderen Informationen zur effizienten Suche.
* Sicherheit: Zugriffskontrolle und Verschlüsselung zum Schutz sensibler Informationen.
* Workflow: Automatisieren Sie die Genehmigungs- und Routing -Prozesse der Dokumente.
* Beispiele: SharePoint, Google Drive, Dropbox, Alfresco, Documentum.
* Electronic Records Management Systems (ERMS): Diese sind speziell für die Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen, insbesondere für die Einhaltung und gesetzliche Anforderungen, gebaut. Sie fügen Funktionen hinzu wie:
* Retentionspolitik: Automatische Archivierung und Löschen von Datensätzen basierend auf festgelegten Regeln.
* Auditing: Verfolgung des Benutzerzugriffs und Änderungen, um die rechtliche Zulässigkeit aufrechtzuerhalten.
* Compliance Reporting: Erstellen Sie Berichte, um die Einhaltung der Vorschriften zu demonstrieren.
* Langzeitschutz: Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen im Laufe der Zeit zugänglich und sicher sind.
* Beispiele: OpenText, IBM Filenet, Laserfiche, Kofax Capture, Archivematica.
* Aufzeichnungsverwaltungssoftware (RMS): Diese kombinieren Merkmale von DMS und ERMS und bieten eine umfassende Lösung für die Verwaltung aller Arten von Daten sowohl physisch als auch digital.
* Beispiele: Wechsel, M-Files, Doxis4, Autonomie.
wichtige Überlegungen zur Auswahl:
1. Datensatztypen und Volumen: Betrachten Sie das Volumen der von Ihnen verwalteten Dokumente und die Arten von Datensätzen (Verträge, Rechnungen, E -Mails, HR -Dateien usw.).
2. Industrie und Konformität: Wählen Sie Software aus, die branchenspezifische Vorschriften (HIPAA, DSGVO, Sox) und gesetzliche Anforderungen entspricht.
3. Integration: Stellen Sie sicher, dass die Software in Ihre vorhandenen Systeme integriert ist (E -Mail, CRM, Buchhaltung).
4. Skalierbarkeit: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
5. Funktionen und Funktionalität: Bewerten Sie die Merkmale (z. B. Suche, Indexierung, Workflows) und stellen Sie sicher, dass sie Ihren Anforderungen anpassen.
6. Sicherheit und Privatsphäre: Priorisieren Sie robuste Sicherheitsfunktionen und Datenverschlüsselung.
7. Budget- und Implementierungskosten: Faktor für Softwarelizenzen, Implementierung und laufende Wartung.
8. Lieferantenunterstützung: Wählen Sie einen Anbieter mit einem starken Ruf für die Unterstützung und Schulung von Kunden.
Bonus -Tipp: Viele Cloud-basierte Records-Management-Lösungen bieten einen erschwinglicheren Einstiegspunkt und eine einfachere Skalierbarkeit als herkömmliche On-Premise-Software.
Beispiele für beliebte und spezifische Software:
* SharePoint (Microsoft): Hervorragend für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement, insbesondere in Microsoft-zentrierten Umgebungen.
* Google Drive: Benutzerfreundlich und weit verbreitet, gut für kleinere Teams und den Speicher des persönlichen Dokuments.
* Dropbox: Einfach für die Dateisynchronisierung und -freigabe, aber weniger robust für komplexe Datensätze.
* Alfresco: Open-Source-Plattform, anpassbar und skalierbar für große Unternehmen.
* Opentext: Leistungsstarkes ERMS für konform-gesteuerte Organisationen, insbesondere in Rechts- und Finanzsektoren.
* IBM Filenet: Umfassende ERMS mit starken Merkmalen für die Erfassung von Dokumenten, den Workflow und die langfristige Erhaltung.
Lassen Sie mich wissen, ob ich möchten, dass ich eine bestimmte Software oder Funktion näher erläutern soll. Ich kann Ihnen auch helfen, diese Informationen auf Ihre Branche oder spezifische Bedürfnisse anzupassen.
