Wie Ihr Unternehmen bewegt sich in einem Zeitalter der digitalen Distribution , Sie müssen entscheiden, ob die Umstellung von einer Papierablage zu einer digitalen Datei -Management-System zu machen. Während der Änderung zu einem völlig computerisierten Ablagesystem kann einschüchternd wirken , haben die krassen Vorteile, die ein digitales Ablagesystem viele schwankte in den Übergang . Reduzierte Kosten

Aufgrund der Kosten der Immobilie Vermietung an Dokumentation zu speichern, digitale Archivierung beginnt die Zahlung für sich selbst, sobald sie umgesetzt wird . Da gibt es keine physische Papiere werden die Kosten für die Bearbeitung und Übermittlung von Dokumenten hin und her stark reduziert. Dies ermöglicht auch Dokumente, die als Papier gelagert werden müssen , um in kleinere und billigere Standorte eingereicht werden.
Going Green

Verringerung der Kohlenstoff-Fußabdruck Ihres Unternehmens kann eine sein wichtiger Faktor bei der Erreichung der heutigen grün -minded Kundenbasis . Es kann erheblich verbessern das Image des Unternehmens , steuerliche Vorteile geben und reduzieren die Kosten für Lieferungen . Ein digitales Ablagesystem können positiv verändern die gesamte Grundlage für ein Geschäft, und die Umstellung auf eine " grünere " System kann reichlich Werbemöglichkeiten geben .
Smoother Workflow-

Suchen harte Kopien von Dokumenten abgelegt und gespeichert körperlich kann ein langwieriger Prozess, der offen für menschliche Fehler, Sicherheitsprobleme und physischen Verlust sein . Dies ist nicht der Fall bei einem digitalen System . Innerhalb weniger Augenblicke können ein Dokument auf dem Schreibtisch des einzelnen , der es braucht zugegriffen werden. Dies führt zu einer kürzeren Arbeitswoche Zeitraum , so dass schnellere Fortschritte und mehr Zeit für die Entwicklung von Projekten .
Höhere Sicherheit

Während einer traditionellen Papierablage geöffnet werden kann und schaute von jedermann mit Zugang zu ihr, kann ein digitales Ablagesystem bieten unterschiedliche Schutzniveaus , das die Aufbewahrung der Unterlagen vertraulich sind. Kennwörter verwenden , bestimmte Ordner für verschiedene Benutzer , Datenverschlüsselung und Audit-Trails , die Sie auf einen Rekordwert von wer hat Zugriff auf welche Dateien und wenn eine Datei -Management-System können Sie Ihre Dokumente viel sicherer halten können .

Zuverlässige Archivierung

Papierdokumente und Dateien können durch über Handhabung , Feuerschäden, Flutschäden und andere Naturkatastrophen zerstört werden. Da die Daten auf Servern gespeichert sind, können überall in der Welt, können Sie Ihr Unternehmen archivieren Dokumente sicher ohne über mögliche Sachschäden zu betonen. Sie können auch Ihre archivierten Daten tragbar, mit Dingen wie abnehmbare Festplatten, USB-Sticks und CDs .