Komprimieren eines QuickBooks-Datei erhöht sich die Geschwindigkeit des Programms . Komprimierung wird die Beseitigung der space up von gelöschten Transaktionen genommen und wird den Platz von den unnötigen Details der Transaktionen, die bereits abgeschlossen wurden genommen zu reduzieren. In QuickBooks -Versionen vor 2005 wurde dieser Prozess als " Condense & Archive ; " in späteren Versionen wurde geändert , um "aufzuräumen Unternehmensdaten . " Es ist ein Verfahren zur ordnungsgemäßen Abschluss dieses Prozesses , dass wenn sie nicht beachtet werden , um Beschädigung der QuickBooks-Datei führen . Anleitung
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Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datei, bevor Unternehmen diesen Prozess beginnen . Sie tun dies, indem Sie auf den Knopf "Datei" in der oberen Menüleiste . Wählen Sie die Schaltfläche "Speichern /Backup File" Option, und Sie werden aufgefordert, den Speicherort, an dem Sie das Backup gespeichert werden wählen .
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Speichern Sie die Backup an einen sicheren Ort . Wählen Sie entweder eine externe Festplatte , einen USB-Stick oder einer CD. Dies wird eine beschädigte Datei nicht zu den wichtigsten Festplatte verhindern . Zur gleichen Zeit ist Sie aufgefordert werden, den Speicherort für Sie gespeichert werden zeigen, haben auch die Möglichkeit, die Datei umzubenennen.
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Benennen Sie die Datei , um anzuzeigen, dass die Sicherung vor ist einer Kompression . Bewahren Sie diese an einem sicheren Ort sollte die komprimierte Datei beschädigt oder haben Sie , um die Details der Transaktionen, die während der Komprimierung gelöscht werden untersuchen .
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Beginnen Sie die Komprimierung . Dazu klicken Sie auf "Datei" -Taste auf der oberen Menüleiste tun . Finden Sie die " Utilities" -Taste und klicken Sie darauf . Dadurch öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite, wo Sie sehen, die wird " Clean Up Unternehmensdaten . " Klicken Sie auf diese Option und lassen Sie den Assistenten führen Sie durch den Prozess.
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wählen, welche Methode zu verwenden , um "aufzuräumen Unternehmensdaten . " Es gibt zwei Optionen auf dem ersten Fenster , um Pop- up präsentiert. Die erste ist die abgeschlossene Transaktionen ab einem bestimmten Zeitpunkt zu entfernen. Dies ist die Option gewählt, um "close out" ein Jahr. Die zweite besteht darin, alle abgeschlossenen Transaktionen unabhängig vom Zeitpunkt zu entfernen. Da die Details dieser Transaktionen nicht notwendig sind, um den Tag - zu-Tag- Betrieb von QuickBooks , werden diese Geschäfte " komprimiert " in nur die Summen.
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Wählen Sie weitere Kriterien zur Entfernung von Transaktionen . Im nächsten Fenster geben Ihnen die Möglichkeit, mit anderen Transaktionen zu komprimieren . Diese Optionen umfassen ungeklärten Bank-und Kreditkarten -Transaktionen , Transaktionen mit der Aufschrift " To gedruckt werden", Rechnungen und Schätzungen der Aufschrift " Abschicken ", und schließlich Transaktionen enthält oder nicht fakturierte unreimbursed Kosten . Wählen Sie diejenigen , die zu Ihrem Unternehmen bewerben und klicken Sie auf " Weiter".
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Komprimieren ungenutzte Listenelemente . Dies eliminiert die Elemente , für die es keine Transaktionen , einschließlich Rechnungen oder Schätzungen. Diese unbenutzten Listenelemente sind Konten , Kunden, Lieferanten , andere Namen , Rechnungspositionen und die ausgefüllten " To Do"- Hinweise . Wenn Sie fertig sind diese Auswahl klicken Sie auf " Weiter". Dies ist das letzte Fenster vor dem Erreichen der "Begin Cleanup " -Taste.
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Klicken Sie auf " Start Cleanup . " Dieser Vorgang kann Minuten oder Stunden in Anspruch, und Sie werden nicht in QuickBooks arbeiten, bis die Arbeit erledigt ist . Ein paar Dinge zu beachten: Erstens, wenn Sie Ihre QuickBooks Unternehmen Datei auf einem Netzwerk , beginnen diesen Prozess auf der Haupt- Computer oder Server nach dem Ausschalten alle anderen Computern im Netzwerk . Sie können nicht abgeschlossen werden diese von einem zweiten Computer in einem Netzwerk. Zweitens ist dies eine Aufgabe, die im Idealfall nur einmal im Jahr, für Ende des Jahres endet getan werden sollte. Drittens sollte es notwendig werden , um die Details der Transaktionen aus dem Vorjahr finden Sie erinnern , dass die Sicherung.
