Die Ziele eines Ablagesystems sind folgende:
1. Organisiert: Ein Ablagesystem hilft bei der organisierten Anordnung von Dokumenten und Informationen und ermöglicht bei Bedarf ein einfaches Abrufen.
2. Einfacher Zugriff: Ein effektives Ablagesystem gewährleistet einen schnellen und mühelosen Zugriff auf Dokumente, ohne wertvolle Zeit bei der Suche danach zu verlieren.
3. Sicherheit: Ein sicheres Ablagesystem schützt vertrauliche und sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und wahrt deren Privatsphäre.
4. Effiziente Lagerung: Ein gut strukturiertes Ablagesystem optimiert den Speicherplatz, indem es jedem Dokument geeignete Speicherorte zuweist, wodurch Unordnung vermieden und die Effizienz maximiert wird.
5. Zeitsparend: Durch die Organisation und Verfügbarkeit von Dokumenten spart ein Ablagesystem Zeit, die sonst für die Suche nach Informationen aufgewendet werden müsste.
6. Zugänglichkeit: Ein Ablagesystem stellt sicher, dass autorisierte Personen jederzeit problemlos auf Dokumente zugreifen können, wodurch Arbeitsabläufe optimiert werden.
7. Compliance: Ein organisiertes Ablagesystem erleichtert die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen und gewährleistet eine ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen.
8. Entscheidungsfindung: Ein gut gepflegtes Ablagesystem liefert zeitnahe und genaue Informationen und hilft so bei der fundierten Entscheidungsfindung.
9. Kommunikation: Ein effizientes Ablagesystem unterstützt eine effektive Kommunikation, indem es sicherstellt, dass relevante Dokumente für alle Beteiligten leicht zugänglich sind.
10. Effizienz: Ein organisiertes Ablagesystem trägt zur allgemeinen betrieblichen Effizienz bei, indem es den Papierkram reduziert, die Produktivität steigert und die Teamleistung steigert.
