Microsoft Word enthält ein leistungsfähiges Seriendruck -Funktion, die es Ihnen, Daten aus einer externen Quelle (MS Excel , MS Access , Textdateien , etc.) in eine MS Word-Dokument verschmelzen lässt . Sie können verschmilzt zu Serienbriefe , Umschläge, Etiketten , Listen , Verzeichnisse oder sogar eine personalisierte E- Mails an Empfänger zu schaffen, in der Adressliste . Für viele Merge- Anwendungen können die Daten gehören Zahlen und /oder Daten . Oft finden wir, dass die zusammengeführten Dokumente falscher Formatierung für diese Zahlen oder Datumsangaben enthalten . Zum Beispiel können wir ein "Gehalt "-Feld in einem MS Excel-Arbeitsblatt , dass wir unsere Mischen mit anderen Dokumenten sind zu haben, aber wir finden , dass das fusionierte Feld enthält keine Kommas oder " $ "-Präfix -Symbol. Oder wir haben Termine in unserem Arbeitsblatt, das nicht richtig formatiert sind ( oder noch schlimmer, nicht als Daten überhaupt formatiert ) . Dieser Artikel zeigt, wie Sie können problemlos steuern Formatierung für fusionierte Daten und Zahlen . Es ist immer ratsam, diese Technik für alle Daten und Zahlen in Ihrem geht (auch wenn das auf den ersten richtigen Formatierung Vorschau erscheint) gelten . Dies hilft, konsistente Formatierung entsprechend Ihrer Merge Anwendung zu gewährleisten. Things You
Computer Microsoft (R) Word- 2002/XP , 2003, 2007
Microsoft (R) Excel ( optional. .. verwendet für die Datenquelle in den Beispielen )
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Dieser Artikel wird vorausgesetzt, dass eine Zusammenführung Dokument im Ort und sind vertraut mit MS Word Merge -Operationen . Während dieser Artikel werden wir zeigen, mit einer sehr einfachen MS Word 2003-Dokument mit einem MS Excel 2003-Arbeitsblatt (enthält Daten für Merge ) .
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Öffnen Sie Ihre MS Word-Dokument und fügen Sie die Seriendruckfelder als für Ihre Anwendung geeignet . Standardmäßig MS Word fügt Felder ohne Schalter (also keine besonderen Anweisungen im Hinblick auf Formatierung) . Nachname, Vorname , DOBirth , DOHire , Gehalt und Soc -Sec Tel.
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Vorschau der Zusammenführung Ergebnisse zu sehen, wie Sie Ihre Zahlen und Daten werden ohne besondere Formatierung Anweisungen erscheinen . Auch wenn die Formatierung erscheint akzeptabel Vorschau , sollten Sie wirklich gelten die Format-Codes unten beschrieben. Andernfalls können Sie feststellen, dass einige Datensätze nicht konsequent zu formatieren. Beachten Sie auch, dass durch die Anwendung dieser Format-Codes , Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wie Daten und Zahlen erscheinen haben . Dies hilft sicherzustellen, dass Ihre Augabefenster erscheint poliert und professionell. Um in MS Word 2002/2003 anzuzeigen, klicken Sie auf "Ansicht zusammengeführten Daten" -Taste auf der Seriendruck-Symbolleiste . Um in MS Word 2007 Vorschau , klicken Sie auf " Vorschau Ergebnisse " auf der Registerkarte Mailing . Wenn Sie sehen, Codes aussehen wie {MERGEFIELD Vorname } " usw. , drücken Sie ALT -F9 .
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Es gibt ein paar Möglichkeiten, um einfach einfügen Schaltern zu einem vorhandenen Feld -Codes , um die Formatierung für Zahl steuern oder Datumsfelder . In diesem Schritt werden wir zeigen, wie die Signalgeber mit dem MS Word Dialogfeld Feld einfügen . In Schritt 6 werden wir zeigen, wie die Codes direkt im Dokument ( ohne Verwendung eines Dialog ) einzufügen. Um das Feld zu öffnen , nach rechts auf das Feld klicken , dann wählen Sie "Edit Feld ... " . Als nächstes klicken Sie auf " Feldfunktionen " auf diesem Dialog .
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Die erweiterte Feldeigenschaften auf der rechten Seite des Dialogs angezeigt werden. Die Feldfunktionen Feld bereits den Namen des Feldes durch den Code " MERGEFIELD " vorangestellt. Zum Beispiel kann sagen " MERGEFIELD DOBirth " . Formatieren Schalter kann auf diesen Wert angehängt werden , wie gebraucht. Für ein Datumsfeld genannt DOBirth , können wir geben etwas wie MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d , yyyy" . Beachten Sie, dass das Datum im Format Schalter muss mit " \\ @ " beginnen. Se Schritt 10 Beispiele für andere Datums-und Zahlen -Format Schalter .
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Schritte 4 und 5 eingefügt, wir Formatierung Schalter mit dem MS Word Dialogfeld Feld . In diesem Schritt werden wir sehen, wie man diese Schalter direkt hinzufügen , um Ihr Dokument ( in den Feldfunktionen ) ohne Dialog . So bearbeiten oder anzuzeigen Schalter für einen einzelnen Platzhalter , einfach auf den Platzhalter der rechten Maustaste und wählen Sie " Feldfunktionen " . Wiederholen , um die Codes zu verstecken und zurück auf die Anzeige nur den Namen des Feldes . Mit den Feldfunktionen sichtbar , können Sie Format -Schalter auf der rechten Seite des Feldes Namen eingeben.
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Um die Sichtbarkeit aller Codes in Ihrem Dokument zu wechseln , drücken Sie ALT -F9 ( ALT halten , während Sie F9 ) . Alternativ können Sie die Sichtbarkeit für alle Codes mit den MS Word-Menüs zu wechseln ... in MS Word 2002/2003 , wählen Sie Extras, Optionen, Ansicht, Feldfunktionen ... in MS Word 2007 anzeigen wählen Office-Schaltfläche , Word-Optionen , Erweitert, Dokumentinhalt anzeigen , Feldfunktionen . Sobald Sie das Feld Code (s) sehen kann, kann man einfach in der am weitesten rechts } Zeichen und geben Sie den gewünschten Schalter . Zum Beispiel, wenn das Feld Code waren " {MERGEFIELD DOBirth }" , können Sie bearbeiten und am Ende mit " {MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d , yyyy " }" .
8 < p> Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden , um das Format -Schalter auf Ihrem Feld hinzuzufügen, daran erinnern, dass alle Schalter Nummer muss mit " \\ # " beginnen und alle Schalter Datum muss mit " \\ @ " beginnen. Denken Sie auch daran , dass Datum schaltet dann in Anführungszeichen eingeschlossen ( in der Regel nicht notwendig Anzahl Schalter). In den Schritten 9 und 10 , wir bieten Beispiele für Nummer und Datum -beziehungsweise. Wenn Sie noch nicht sicher sind, welche zu benutzen wechseln, haben einen Blick auf die Tipps , wo wir zeigen, wie man Codes mit MS Excel zu sammeln.
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Anzahl Schalter muss mit " \\ # " beginnen. Sofern Ihr Format ist komplex (oder enthält Text oder Leerzeichen ), müssen Sie sich keine Sorgen, mit umschließt das Format Schalter in Anführungszeichen . "0" wird verwendet, um eine Ziffer zu zwingen , während "#" wird verwendet, um eine Ziffer nur verfügbar, wenn anzuzeigen. Zum Beispiel würde der Wert 23 mit "0000" formatiert Anzeige " 0023 " . Der gleiche Wert von 23 formatiert mit "# , # # 0 " würde als " 23" angezeigt . Ein Punkt "." Bezeichnet Position der Dezimalstelle. Ein Komma "," wird für Zifferngruppierung verwendet , wie erwartet. Um Text in der Folge hinzuzufügen, in einfache Anführungszeichen einschließen . Zum Beispiel, um 123456789 als " 123-45-6789 " Das Format Schalter " 000' -'00 ' - '0000 " . Klicken Sie auf Bild auf der linken Seite für Beispiele.
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Datum Schalter muss mit " \\ @ " beginnen , und das Datumsformat Teil muss in Anführungszeichen eingeschlossen sein . Verwenden Sie " M" ( müssen Großbuchstaben sein ) für den Monat. Für März , "M" = 3, "MM" = 03 , "MMM " = Mar, und " MMMM " = März . Verwenden Sie " d " für den Tag, wo "d" = 4, "dd" = 04 , "ddd " = Fri, und " dddd " = Freitag . Für das Jahr mit " JJ " oder " yyyy" . Für die Stunden , verwenden Sie " h " oder " hh" für die Stunde , "m" oder "mm" für die Minute , und " am /pm ", um die AM /PM -Bezeichnung enthalten . Typische Format Schalter für Datumsangaben wie " MM /dd /yyyy " oder " MMM d , yyyy" . Um anderen Text in der Folge enthalten , einfach in einfache Anführungszeichen einschließen . Klicken Sie auf Bild auf der linken Seite für Beispiele.
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Seien Sie sich bewusst , dass andere Schalter den Schalter Codes ( in Ergänzung zu Ihrer Nummer oder Datumsformat Schalter) kann angehängt werden. Diese Schalter immer mit " \\ * " beginnen und kann verwendet werden, um solche Dinge wie alle Kappen ( \\ * Obere ) , Kleinbuchstaben ( \\ * Lower ) , Anfangsbuchstaben Kappe ( \\ * Caps ), verschiedene Zahlenformate , etc steuern . können Sie diese manuell eingeben , oder für einige Schalter können Sie den Schalter auf dem Feld Dialog zu wählen. Klicken Sie auf " ausblenden Codes" falls erforderlich, dann finden Sie in den Optionen unter " Eigenschaften: Feld " .
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Eine sehr nützliche Schalter unter denen, die in Schritt 11 verwiesen wird ist " \\ * MERGEFORMAT " . Dieser Schalter zwingt MS Word , um die Formatierung beizubehalten, wenn der Wert des Felds wird aktualisiert. Zum Beispiel, wenn Sie fett oder Formatierung der Schriftart auf die Platzhalter gelten , dann ist die Formatierung bleibt erhalten , wenn neue Werte zusammengeführt werden werden. Sie können diesen Schalter hängen ebenso wie die Zahl \\ # und \\ @ Schalter, oder wählen Sie einfach die " Formatierung beibehalten während Updates " auf dem Dialogfeld Feld .
