Ein formatiertes Dokument, das Platzhaltertext enthält, wird als Vorlage bezeichnet. Mithilfe von Vorlagen werden neue Dokumente erstellt, die dieselbe Formatierung und dasselbe Layout wie die Vorlage, jedoch einen anderen Inhalt haben. Vorlagen können in verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen erstellt werden, beispielsweise Microsoft Word, Google Docs und Apple Pages.
Beim Erstellen einer Vorlage fügt der Benutzer Platzhaltertext in das Dokument ein, um anzugeben, wohin der variable Inhalt verschoben wird. Beispielsweise könnte eine Vorlage für einen Lebenslauf Platzhaltertext für den Namen, die Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die Berufserfahrung des Bewerbers enthalten. Wenn der Benutzer einen neuen Lebenslauf aus der Vorlage erstellt, ersetzt er einfach den Platzhaltertext durch seine eigenen Informationen.
Vorlagen können zum Erstellen einer Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, darunter Lebensläufe, Briefe, Berichte, Präsentationen und Tabellenkalkulationen. Sie können Zeit und Aufwand sparen, indem sie für häufig erstellte Dokumente ein einheitliches Format und Layout bereitstellen.
