Die Sicherheit von Dokumenten bezieht sich auf die Maßnahmen zum Schutz von Dokumenten vor nicht autorisierten Zugriff, Verwendung, Offenlegung, Störung, Änderung, Inspektion, Aufzeichnung oder Zerstörung. Dieser Schutz umfasst sowohl physische als auch digitale Dokumente und zielt darauf ab, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit (CIA -Triade) der von ihnen enthaltenen Informationen aufrechtzuerhalten.
Hier ist eine Aufschlüsselung der Dokumentsicherheit:
Schlüsselaspekte:
* Vertraulichkeit: Sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf das Dokument zugreifen können. Dies beinhaltet Zugriffskontrollmechanismen wie Passwörter, Verschlüsselung und Berechtigungen.
* Integrität: Die Gewährleistung, dass das Dokument nicht ohne Genehmigung geändert oder manipuliert wurde. Dies stützt sich auf Techniken wie digitale Signaturen, Prüfsummen und Versionskontrolle.
* Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass das Dokument autorisierte Benutzer zugänglich ist, wenn sie es benötigen. Dies beinhaltet robuste Speicher-, Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren sowie die Planung von Katastrophenwiederherstellungen.
* Authentifizierung: Überprüfen Sie die Identität von Personen, die auf das Dokument zugreifen, um sicherzustellen, dass nur legitime Benutzer den Eintritt erhalten.
* Nicht-Repudiation: Verhindern, dass Benutzer daran leugnen, dass sie ein Dokument zugegriffen, geändert oder erstellt haben. Digitale Signaturen spielen hier eine Schlüsselrolle.
Methoden zur Erreichung der Dokumentensicherheit:
* Physische Sicherheit: Für Papierdokumente umfasst dies einen sicheren Speicher (verschlossene Schränke, Safes), eingeschränkte Zugangsbereiche und kontrollierte Verteilung.
* Digitale Sicherheit: Für elektronische Dokumente beinhaltet dies:
* Zugriffskontrolle: Benutzernamen, Kennwörter, Multi-Factor-Authentifizierung (MFA), rollenbasierte Access Control (RBAC).
* Verschlüsselung: Um das Dokument in ein unleserliches Format umzuwandeln, sofern nicht mit dem richtigen Schlüssel entschlüsselt wird.
* Digitale Signaturen: Kryptografische Techniken zur Überprüfung der Authentizität und Integrität eines Dokuments.
* Wasserzeichen: Einbetten versteckte Informationen in das Dokument, um die Verwendung und Verteilung zu verfolgen.
* Datenverlustprävention (DLP): Software und Richtlinien, um zu verhindern, dass sensible Daten die Kontrolle des Unternehmens behalten.
* Intrusion Detection and Prevention Systems (IDPs): Überwachung und Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Dokumentspeichersysteme.
* Versionskontrolle: Verfolgung von Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit.
Die eingeführten spezifischen Maßnahmen hängen von der Sensitivität der im Dokument enthaltenen Informationen, den rechtlichen und regulatorischen Anforderungen und der Risikotoleranz der Organisation ab. Ein hochempfindliches Dokument wie ein Finanzbericht oder die Krankenakten eines Patienten erfordert weitaus strengere Sicherheitsmaßnahmen als ein weniger empfindliches internes Memo.
