Die Durchführung einer formellen Besprechung erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und Dokumentation, um einen reibungslosen Ablauf und eine effektive Entscheidungsfindung zu gewährleisten. Hier sind die wesentlichen Dokumente, die Sie für ein formelles Treffen bereithalten müssen:
1. Tagesordnung der Sitzung:
- Bereiten Sie eine detaillierte Tagesordnung vor, in der die Themen aufgeführt sind, die während des Treffens besprochen werden sollen. Listen Sie die Tagesordnungspunkte in einer logischen Reihenfolge auf, weisen Sie jedem Punkt die entsprechende Zeit zu und geben Sie alle spezifischen Ziele oder erwarteten Ergebnisse an.
2. Sitzungsprotokoll:
- Protokolle früherer Sitzungen sollten vor der bevorstehenden Sitzung an alle Teilnehmer verteilt werden. Dadurch können die Teilnehmer frühere Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte überprüfen und so Kontinuität gewährleisten.
3. Bekanntmachung oder Einladung zur Besprechung:
- Versenden Sie Besprechungsbenachrichtigungen oder Einladungen rechtzeitig im Voraus und geben Sie Datum, Uhrzeit, Ort und alle relevanten logistischen Informationen der Besprechung an. Fügen Sie die Tagesordnung der Besprechung bei, damit sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können.
4. Unterstützende Dokumente:
- Sammeln Sie alle Dokumente, die für die auf der Tagesordnung stehenden Themen relevant sind. Dazu können Berichte, Vorschläge, Präsentationen, Finanzberichte oder andere relevante Informationen gehören. Geben Sie diese Dokumente vor der Besprechung an die Teilnehmer weiter.
5. Teilnehmerliste:
- Erstellen Sie eine Liste der eingeladenen Teilnehmer und verteilen Sie diese mit der Besprechungseinladung. Geben Sie auch die Entschuldigungen derjenigen an, die nicht teilnehmen konnten.
6. Protokoll der Sitzung:
- Benennen Sie während der Besprechung jemanden, der genaue Protokolle führt. Das Protokoll sollte Datum, Uhrzeit, Ort, anwesende Teilnehmer, eine Zusammenfassung der Diskussionen für jeden Tagesordnungspunkt, getroffene Entscheidungen und zugewiesene Aktionspunkte enthalten.
7. Liste der Aktionselemente:
- Erstellen Sie eine Liste der während des Meetings zugewiesenen Aktionspunkte und geben Sie dabei klar an, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und welche Fälligkeitstermine sie haben. Verteilen Sie die Liste der Aktionspunkte an alle Teilnehmer.
8. Folgekommunikation:
- Versenden Sie kurz nach der Besprechung eine Besprechungszusammenfassung oder eine Folge-E-Mail an alle Teilnehmer. Diese E-Mail kann Höhepunkte der Diskussionen, wichtige Entscheidungen und die Liste der Aktionspunkte enthalten.
9. Alle relevanten Richtlinien oder Verfahren:
- Wenn es bei der Besprechung um Diskussionen über organisatorische Richtlinien, Verfahren oder Leitlinien geht, halten Sie die entsprechenden Dokumente während der Besprechung als Referenz bereit.
10. Vollmachtsformulare:
- Wenn Teilnehmer im Namen anderer teilnehmen (als Bevollmächtigte), halten Sie Vollmachtsformulare bereit, die sie unterzeichnen können.
11. Materialien zur Abstimmung (falls zutreffend):
- Wenn während der Versammlung abgestimmt wird, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Materialien wie Stimmzettel oder Stimmzettel verfügen, insbesondere für formelle Beschlüsse oder Wahlen.
12. Audiovisuelle Ausrüstung:
- Wenn es sich bei der Besprechung um Präsentationen oder Videokonferenzen handelt, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Geräte im Voraus bereitgestellt und getestet wurden.
13. Sicherheits- und Vertraulichkeitsvereinbarungen (falls erforderlich):
- Wenn das Meeting nicht stattfindet, bitten Sie die Teilnehmer, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) oder Vertraulichkeitsvereinbarungen zum Schutz sensibler Daten zu unterzeichnen.
14. Anwesenheitslisten:
- Halten Sie Anwesenheitslisten bereit, damit die Teilnehmer bei ihrer Ankunft ihre Ausweise unterschreiben oder scannen können, um die Teilnahme an der Besprechung zu verfolgen.
15. Feedback-Formulare (optional):
- Verteilen Sie Feedback-Formulare, um nach dem Meeting Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Dieses Feedback kann dazu beitragen, zukünftige Meetings zu verbessern.
Denken Sie daran, diese Dokumente sowohl in elektronischer als auch in physischer Form sicher aufzubewahren und befolgen Sie die Richtlinien und Richtlinien Ihrer Organisation bezüglich der Besprechungsdokumentation.
