Abhängig von der Version und Konfiguration Ihrer SharePoint -Umgebung gibt es verschiedene Möglichkeiten, Dokumente in Microsoft SharePoint zu markieren:
1. Verwenden von Metadatenspalten: Dies ist die häufigste und empfohlene Methode. Mit SharePoint können Sie benutzerdefinierte Metadatenspalten (oft als "verwaltete Metadaten" -Spalten erstellen, die als Tagging -Systeme fungieren.
* Erstellen der Metadatenspalte: Gehen Sie zu den Einstellungen der SharePoint -Bibliothek, suchen Sie "Spalten" und klicken Sie auf "Eine neue Spalte hinzufügen". Wählen Sie "Managed Metadata" als Spaltentyp. Sie müssen einen Term Set (eine vordefinierte Gruppe von Begriffen) angeben oder eine neue erstellen. Dieser Begriffssatz enthält Ihre Tags.
* Dokumente hinzuzufügen: Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments sehen Sie die von Ihnen erstellte Metadatenspalte. Sie können Tags eingeben (wenn der Term Set einen freien Texteintrag ermöglicht) oder vorhandene Tags aus einem Dropdown-Menü auswählen.
2. Verwenden der Schlüsselwörterspalte: Ein einfacherer Ansatz, aber weniger kontrolliert als verwaltete Metadaten.
* Hinzufügen einer Schlüsselwortspalte: Ähnlich wie beim Hinzufügen einer verwalteten Metadatenspalte können Sie Ihrer Bibliothek eine Spalte "Schlüsselwort" hinzufügen.
* Schlüsselwörter hinzufügen: Benutzer können Schlüsselwörter direkt in diese Spalte eingeben, die je nach Einstellungen durch Semikolons oder Kommas getrennt sind. Diese Methode bietet im Vergleich zu verwalteten Metadaten weniger Konsistenz und Kontrolle über das Vokabular.
3. Verwenden der Informationsarchitektur (für größeres Tagging): Für die Organisation auf Unternehmensebene spielt die Informationsarchitektur von SharePoint eine wichtige Rolle. Dies beinhaltet die Planung Ihrer Begriffssätze (für verwaltete Metadaten) strategisch. Überlegen Sie sich sorgfältig über die Bedürfnisse Ihrer Organisation und darüber, wie Sie Dokumente in mehreren Bibliotheken und Websites klassifizieren. Gut geplante Term Sets verbessern die Suchbarkeit und Konsistenz.
4. Verwenden von Apps von Drittanbietern: Zahlreiche Apps von Drittanbietern verbessern die Tagging-Funktionen von SharePoint und fügen häufig Funktionen wie automatisches Tagging basierend auf Inhaltsanalyse, verbesserte Benutzeroberflächen oder Integration in andere Systeme hinzu.
Finden und Verwenden von Tags:
Sobald Tags angewendet wurden, können Sie die Suchfunktion von SharePoint verwenden, um Dokumente zu finden, die auf diesen Tags basieren. Die Suche nach einem bestimmten Tag gibt alle mit diesem Begriff getaggten Dokumente zurück.
Welche Methode ist am besten?
* verwaltete Metadaten: Im Allgemeinen empfohlen für seine Konsistenz, Kontrolle und verbesserte Suchbarkeit. Es ist besser für größere Organisationen oder Projekte, die strukturiertes Tagging benötigen.
* Schlüsselwörter: Geeignet für einfachere Szenarien, in denen weniger strukturiertes Markieren akzeptabel ist. Es ist schnell implementiert, kann aber im Laufe der Zeit zu Inkonsistenzen führen.
Bevor Sie mit dem Tagging beginnen, ist es ratsam, Ihre Tagging -Strategie zu planen, insbesondere wenn Sie Managed Metadata verwenden. Das Definieren klarer und konsistenter Terminologie stellt sicher, dass Ihre Dokumente leicht durchsuchbar und organisiert werden können. Denken Sie daran, Ihren SharePoint -Administrator zu konsultieren, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen oder Hilfe bei der Einrichtung von Metadatenspalten und Term Sets benötigen.
