Document Kontrolle ist von größter Bedeutung in einem Engineering- Umgebung. Dies gilt insbesondere für Abteilungen , die Dokumente im Zusammenhang mit den Methoden in ihre Verfahren beteiligt speichern müssen. Von der Abteilung, die ein Verfahren in Platz für neue Mitarbeiter zu haben, die Herstellung End- Prozess muss , ist es notwendig, ein Mittel zur Kontrolle der Erstellung, Überarbeitung , Qualität und Aktualisierung dieser Dokumente haben . Vielfältigen Formen des Document Control
Prozess
Abhängig von der Art der Technik , die vorgenommen wird, wird die Menge und die Art der Kontrolle erheblich variieren. Zum Beispiel für Software-Engineering kann es weniger mechanische Zeichnungen , aber vielleicht mehr Prozessdiagrammen sein . So oder so, es muss eine Struktur für den Prozess sein.
Einige Grundvoraussetzungen müssen befolgt werden. Zunächst werden die Dokumente von einer ausstellenden Abteilung entstanden . Sie werden vor allem von diesem Dienst , und anderen Abteilungen verwendet wird, kann eine Eingabe in den Prozess . Aber die gesamte Steuerung durch die ausstellende Abteilung getroffen werden sollten.
Nächstes sollten eine Reihe von Dokumenten von einem Team von Autoren erstellt werden. Die Dokumente müssen überprüft werden, und damit ein Team von Gutachtern muss eingerichtet werden , die über die Berechtigung zu überprüfen und die Subjekt- Wissen , um Korrekturen vorzunehmen und schließlich genehmigen jede Stufe .
Standard Operating Procedures
Procedures
SOPs ( Standard Operating Procedures ) gibt es in allen Organisationen , die Verfahren für alle Aspekte der Arbeit , die getan wird formalisieren. Es ist wichtig, die Funktionsweise für alle Bereiche des Unternehmens zu erfassen. Von Verfahren für neue Mitarbeiter , die Verfahren für bestimmte Vorgänge in einem produzierenden Unternehmen , ist jedes Verfahren wichtig.
Natürlich eine Abteilung sollte in der Lage sein , schnell zu identifizieren eine spezifische SOP für ein bestimmtes Verfahren . Es muss leicht zu finden und es müssen sicher aufbewahrt werden und nicht in der Lage zu sein, außer in einem formalisierten Dokument Steuerprozess bearbeitet . Alle Updates müssen klar in der entsprechenden Stelle aufgezeichnet werden und es sollte klar sein, wer die Änderung vorgenommen hat , den Grund dafür und das Datum und die Zeit war es geschafft .
The Mechanics of Controlling Dokumente
Mechanics
ein Dokument wird von einer Reihe von Notizen gemacht , während ein Interview mit einem KMU ( Gegenstand sxpert ) und in lesbarer Form von technischer Redakteur erstellt werden. Das Dokument wird dann zur Überprüfung , wo sie gegen eine Reihe von Standard- Richtlinien für die Erstellung dieser Art von Dokument gemessen werden gesendet. Im Zuge der Erstellung eines Dokuments wie diese, wird es durch viele verschiedene Menschen passieren , die werden alle Eingaben ihrer einzigartigen Sicht in den Prozess . Schließlich wird das Dokument Genehmigung zu erreichen und in einem Dokument Repository, in dem jeder, der Zugriff muss es in der Lage sein , damit sie angezeigt werden gespeichert.
Kann jederzeit eine Aktualisierung des Dokuments benötigt. Wenn dies der Fall ist , wird eine wirksame Kontrolle Dokument erfassen alle Änderungen , die Gründe dafür (zB ein Firmware-Update ) und die Person, die changes.Finally , alle Dokumente sollten einer Qualitätskontrolle unterzogen gemacht , dies wird eine sein weiteren Schritt soll die bar halten , so dass der Standard von Dokumenten nie unter einen bestimmten vorgeschriebenen Niveau.
