Die Prüfung von Formeln in einer Tabelle beinhaltet die Überprüfung ihrer Genauigkeit, das Verständnis ihrer Logik und die Identifizierung potenzieller Fehler. Abhängig von der Tabellenkalkulationssoftware und der Komplexität der Formeln gibt es verschiedene Methoden:
1. Die integrierten Prüftools der Tabellenkalkulationssoftware:
Die meisten Tabellenprogramme (wie Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc) bieten Funktionen für die Formelprüfung an:
* Verfolgungspräberte/Angehörige: Diese Merkmale zeigen visuell die Zellen, von denen eine Formel abhängt (Präzedenzfälle) und die Zellen, die vom Ergebnis der Formel abhängen (abhängig). Auf diese Weise können Sie den Datenfluss verfolgen und potenzielle kreisförmige Referenzen identifizieren (wobei sich eine Formel direkt oder indirekt auf sich selbst bezieht).
* Fehlerprüfung: Die Software hebt häufig potenzielle Fehler hervor, wie falsche Formeln, inkonsistente Zellformatierung oder kreisförmige Referenzen. Diese Warnungen können schnell problematische Bereiche bestimmen.
* Formelprüfungswerkzeugleiste: Viele Programme verfügen über eine dedizierte Symbolleiste mit Prüfungswerkzeugen, einschließlich der oben genannten sowie Optionen wie:
* Formel bewerten: Dieses Werkzeug tritt durch eine Formel und zeigt die Zwischenberechnungen und das Endergebnis. Dies ist von unschätzbarem Wert, um komplexe Formeln zu verstehen.
* Fenster ansehen: Sie können Zellen angeben, um zu überwachen, und das Uhrfenster aktualisiert ihre Werte dynamisch, wenn Sie Änderungen an anderer Stelle in der Tabelle vornehmen. Dies ist nützlich, um zu verfolgen, wie sich Änderungen auf bestimmte Berechnungen auswirken.
* Datenvalidierung: Das Festlegen von Datenvalidierungsregeln verhindert, dass Benutzer ungültige Daten eingeben, die Formelfehler verursachen können. Dies ist ein proaktiver Ansatz zur Prüfung.
2. Handbuch Prüfungstechniken:
Auch bei integrierten Werkzeugen sind häufig manuelle Überprüfungen erforderlich, insbesondere für komplexe Tabellenkalkulationen:
* Formel Logik überprüfen: Untersuchen Sie sorgfältig jede Formel, um sicherzustellen, dass sie die beabsichtigte Berechnung genau widerspiegelt. Überprüfen Sie die korrekten Operatoren, Klammern und Zellreferenzen.
* Test mit bekannten Werten: Eingabe bekannte Werte in die in Formeln verwendeten Zellen und vergleichen die berechneten Ergebnisse mit manuell berechneten Ergebnissen. Dies ist ein entscheidender Validierungsschritt.
* Vergleiche mit früheren Versionen: Wenn die Tabelle häufig aktualisiert wird, vergleichen Sie die aktuelle Version mit früheren Versionen, um signifikante Änderungen in Formeln zu identifizieren, die möglicherweise Fehler führen. Versionskontrollsysteme können dabei helfen.
* Dokumentation: Gut dokumentierte Tabellen sind viel einfacher zu prüfen. Fügen Sie Kommentare in die Formeln und neben ihnen ein, die ihren Zweck und ihre Logik erklären. Erstellen Sie separate Dokumentation, in denen die Struktur und Berechnungen des Tabellenkalkulation dargestellt werden.
* Peer Review: Lassen Sie eine andere Person Ihre Formeln und Ihre Tabelle überprüfen. Ein frisches Paar Augen kann oft Fehler erkennen, die der Schöpfer möglicherweise vermissen.
3. Externe Prüfwerkzeuge:
Für große und komplexe Tabellenkalkulationen sind möglicherweise spezielle Prüfwerkzeuge erforderlich. Diese Tools bieten häufig fortschrittlichere Funktionen wie:
* Formelkomplexitätsanalyse: Identifizieren Sie übermäßig komplexe Formeln, die anfällig für Fehler sind.
* Abhängigkeitsanalyse: Erstellen Sie detaillierte Abhängigkeitsdiagramme, um die Beziehungen zwischen Formeln und Daten zu visualisieren.
* Datenqualitätsprüfungen: Überprüfen Sie die Datenkonsistenz und Vollständigkeit.
Adressierungs -Prüfungsbefunde:
Sobald potenzielle Fehler identifiziert sind, müssen sie angesprochen werden. Dies beinhaltet:
* Fehler korrigieren: Ändern Sie Formeln, um die identifizierten Probleme zu beheben.
* Formel -Design verbessern: Vereinfachen Sie komplexe Formeln, um sie leichter zu verstehen und aufrechtzuerhalten.
* Implementierung von Kontrollen: Führen Sie Kontrollen (z. B. Datenvalidierung) ein, um zukünftige Fehler zu verhindern.
* Wiederholung: Nach der Vorbereitung der Korrekturen testen Sie die Tabelle erneut, um sicherzustellen, dass die Fehler aufgelöst wurden und die Formeln nun genaue Ergebnisse erzielen.
Durch die Verwendung einer Kombination aus automatisierten Tools und manuellen Techniken können Sie die Tabellenkalkulationen effektiv prüfen und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der von ihnen durchgeführten Berechnungen sicherstellen. Denken Sie daran, dass ein proaktiver Ansatz, einschließlich guter Dokumentation und regelmäßiger Bewertungen, der Schlüssel zur Verhinderung von Fehlern in erster Linie ist.
