Die spezifischen Dokumente, die für die Rechnungsstellung benötigt werden, hängen von Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und Ihrem Kunden ab. Einige gängige Dokumente sind jedoch fast immer erforderlich:
Wesentliche Dokumente:
* Ihre Geschäftsinformationen: Dies beinhaltet Ihren rechtlichen Unternehmensnamen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre E -Mail -Adresse und Ihre Steueridentifikationsnummer (z. B. Ein in den USA, Mehrwertsteuer -Nummer in Europa).
* Clientinformationen: Dies schließt den rechtlichen Namen, die Adresse des Kunden und alle relevanten Kontaktinformationen ein. Eine genaue Abrechnungsadresse ist entscheidend.
* Rechnungsnummer: Eine eindeutige sequentielle Nummer für jede Rechnung. Dies ist für die Verfolgung und Aufzeichnung von wesentlicher Bedeutung.
* Rechnung Datum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
* Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen: Eine klare und detaillierte Beschreibung dessen, was Sie bereitgestellt haben. Seien Sie spezifisch, um Verwirrung zu vermeiden.
* Menge und Einheitspreis: Die Anzahl der bereitgestellten Einheiten und der Preis pro Einheit.
* Gesamtbetrag fällig: Die Summe aller Gebühren, einschließlich aller geltenden Steuern oder Rabatte.
* Zahlungsbedingungen: Geben Sie klar an, wann die Zahlung fällig ist (z. B. Netto 30, fällig nach Erhalt). Geben Sie Details zur Zahlung der Zahlung an (z. B. Bankübertragung, Kreditkarte, Scheck).
Dokumente, die je nach Situation erforderlich sein können:
* Bestellung (PO): Wenn der Kunde eine Bestellung zur Verfügung stellte, sollte er auf Ihrer Rechnung verwiesen werden. Dies hilft beim Matching und Tracking.
* Vertrag: Der Vertrag kann bestimmte Bedingungen, Zahlungspläne oder erbrachte Dienstleistungen beschreiben, die sich auf der Rechnung widerspiegeln müssen.
* Lieferbeleg/Dienstnachweis: Wenn Sie physische Waren oder Dienstleistungen anbieten, hilft die Bereitstellung von Nachweisen für die Lieferung oder die Beendigung der Dienstleistung bei der Unterstützung der Rechnung.
* Arbeitszeittabellen/Projektberichte: Für Dienstleistungen, die stundenlang oder auf Projektmeilensteinen berechnet werden, ist die Unterstützung der Dokumentation von entscheidender Bedeutung.
* Steuerformulare: Abhängig von Ihrem Standort und dem Standort des Kunden müssen Sie möglicherweise Steuerinformationen zu Ihren Rechnungen wie GST/HST (Kanada), Mehrwertsteuer (Europa) oder Umsatzsteuer (USA) aufnehmen.
Kurz gesagt: Während die Kernelemente (Geschäftsinformationen, Kundeninformationen, Artikel, Kosten, Zahlungsbedingungen) immer erforderlich sind, können andere unterstützende Dokumente die Genauigkeit verbessern, Streitigkeiten reduzieren und Ihre Finanzunterlagen stärken. Verwalten Sie organisierte Aufzeichnungen aller zugehörigen Dokumente für Prüfungszwecke.
