Die Vorbereitung von Komponenten für die Einreichung von Vorgängen hängt stark von der Art der Einreichung (z. B. Papieranmeldung, elektronischer Einreichung, Archivanmeldung usw.) und den spezifischen Anforderungen der Organisation oder des Systems ab. Einige allgemeine Grundsätze gelten jedoch:
für alle Arten der Einreichung:
* Identifizieren und sortieren: Der erste Schritt besteht immer darin, die Dokumente oder Komponenten zu identifizieren und zu sortieren. Dies beinhaltet die Überprüfung jedes Elements, um die geeignete Anmeldekategorie zu bestimmen. Die Sortierung kann mehrere Ebenen unter Verwendung von Codes, Schlüsselwörtern oder anderen Organisationsschemata beinhalten. Konsistenz ist der Schlüssel.
* Reinigen und Reparatur: Beschädigte oder schmutzige Dokumente sollten bei Bedarf gereinigt und repariert werden. Dies kann ein Staub, das Entfernen von Heftklammern (sorgfältig!), Tränen oder Archiv-safte Klebstoffe beinhalten. Vermeiden Sie es, etwas zu verwenden, das die Dokumente langfristig beschädigen könnte.
* Bereiten Sie sich auf die Indexierung vor (falls erforderlich): Für ein effektives Abrufen müssen Sie möglicherweise Indizes, Tags oder andere Metadaten erstellen, um später die Suche und das Finden spezifischer Elemente zu erleichtern. Dies kann ein einfaches Etikett, ein Barcode oder eine komplexe Metadaten in einer digitalen Datei sein.
* Qualitätsprüfung: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen vor der Einreichung enthalten, vollständig und genau sind.
für die Einreichung von Papier:
* Zusammenfassung: Gruppenbezogene Dokumente miteinander.
* Löcher (falls erforderlich): Wenn Sie einen Bindemittel oder einen Ordner verwenden, stellen Sie sicher, dass alle Dokumente angemessene Löcher für eine konsistente Einreichung platziert haben.
* Befestigung (falls erforderlich): Verwenden Sie Papierklammern, Grundnahrungsmittel (vorsichtig!) Oder andere geeignete Befestigungselemente. Vermeiden Sie es, etwas zu verwenden, das das Papier im Laufe der Zeit beschädigen könnte.
* Ordner und Etiketten erstellen: Klare, prägnante Etiketten sind für ein effizientes Abruf von entscheidender Bedeutung. Verwenden Sie Archivqualitätsordner und -bezeichnungen, um Schäden zu vermeiden und eine Langlebigkeit zu gewährleisten.
für die elektronische Einreichung:
* Dateien in Ordner organisieren: Verwenden Sie eine konsistente und logische Ordnerstruktur. Erwägen Sie, ein hierarchisches System (Ordner in Ordnern) zu verwenden, um große Datenmengen zu verwalten.
* Namensdateien konsequent: Verwenden Sie eine Namenskonvention, die eine einfache Suche und Abrufen ermöglicht (z. B. yyyymmdd_subject_documentType).
* Metadaten verwenden: Fügen Sie jeder Datei relevante Metadaten (Schlüsselwörter, Tags, Daten usw.) hinzu, um die Suchbarkeit und Organisation zu verbessern.
* Backup: Bildern Sie regelmäßig elektronische Dateien, um den Datenverlust zu verhindern.
* Verdichtung: Entfernen Sie regelmäßig unnötige oder veraltete Dateien, um effiziente Speicher- und Suchgeschwindigkeiten aufrechtzuerhalten.
für die Archivanmeldung:
* säurfreie Materialien: Verwenden Sie säurfreie Ordner, Kisten und andere Materialien, um Dokumente vor Verschlechterung zu schützen.
* Richtige Umgebungsbedingungen: Behalten Sie eine stabile Temperatur und Luftfeuchtigkeit bei, um Schäden zu vermeiden.
* Schädlingskontrolle: Schützen Sie Dokumente vor Insekten und anderen Schädlingen.
* Deskriptiver Inventar: Erstellen Sie detaillierte Bestände oder Datenbanken, um den Ort und den Inhalt archivierter Materialien zu verfolgen.
unabhängig von der Aktenmethode:
* Befolgen Sie die festgelegten Verfahren: Stellen Sie alle vorhandenen Anmeldesysteme und -verfahren innerhalb der Organisation ein.
* Konsistenz beibehalten: Die konsistente Anwendung von Einreichungsregeln ist für Effizienz und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung.
* Regelmäßige Überprüfung und Wartung: Überprüfen Sie die Dateien regelmäßig, um sicherzustellen, dass das System effizient und effektiv bleibt.
Denken Sie daran, dass die ordnungsgemäße Vorbereitung die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Langlebigkeit Ihres Anmeldesystems erheblich verbessert. Die Zeit im Voraus investieren wird später erhebliche Zeit und Frustration sparen.