Externe Daten bezieht sich in Microsoft Excel auf Daten, die aus Quellen außerhalb der Excel-Arbeitsmappe importiert wurden. Bei diesen Quellen kann es sich um verschiedene Dateitypen, Datenbanken, Webseiten oder jede andere Plattform handeln, die Informationen speichern und teilen kann. Durch die Nutzung externer Daten können Benutzer umfassende und dynamische Informationen in ihre Tabellenkalkulationen integrieren und so die Funktionalitäten und Vielseitigkeit von Excel erweitern.

Beispiele für externe Datenquellen, die häufig mit Excel verwendet werden, sind:

Textdateien: Externe Daten können aus Textdateien importiert werden, z. B. CSV-Dateien (durch Kommas getrennte Werte) und TXT-Dateien (einfacher Text). Jede Zeile in diesen Dateien stellt einen Datensatz dar und die Spalten werden durch vordefinierte Trennzeichen wie Kommas oder Tabulatoren getrennt.

Excel-Dateien: Benutzer können Daten aus anderen Excel-Arbeitsmappen verknüpfen oder importieren. Verknüpfte Daten werden automatisch aktualisiert, wenn die Quelldatei geändert wird, während importierte Daten dauerhaft in die Excel-Datei integriert werden.

Datenbanken: Excel ermöglicht Benutzern die Verbindung mit externen Datenbanken wie Microsoft Access, MySQL und Oracle. Nach der Einrichtung können verschiedene Datenbanktabellen abgerufen und als Tabellenkalkulationen in Excel angezeigt werden.

Webseiten: Live-Daten oder Informationen können von Website-URLs importiert werden. Daten, die mithilfe bestimmter Tags aus Webseiten extrahiert werden, werden als Web Scraping bezeichnet oder Web-Data-Scraping.

Externe Daten sind besonders nützlich für:

- Zugriff auf aktuelle Informationen bei Verbindung mit Live-Datenquellen (wie Datenbanken oder webbasierten Diensten).

- Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen in einer einzigen Excel-Datei für umfassende Analysen und Berichte.

- Automatisierung von Berichtsprozessen durch regelmäßige Verbindung zu und Aktualisierung externer Daten.

- Zusammenarbeit mit anderen, wenn externe Daten von Benutzern angezeigt und abgerufen werden können.