Duplikate können Ungenauigkeiten in der Berichterstattung und falsche Überzahlungen an Ihre Lieferanten führen. Wenn Ihr Anbieter unbeholfen den Fehler , sie hat die Zeit zu verbringen kommuniziert den Fehler , und Sie die Zeit verbringen, die Korrektur der Fehler. Konsequente Buchhaltung Methoden mit QuickBooks Fähigkeit um doppelte Datensätze zu erkennen und warnt den Benutzer kombiniert werden können beseitigen die Unannehmlichkeiten, die durch Duplikate verursacht . Kein Reference Number On Bills Eingetragen
Die primäre Ursache von doppelten Einträgen Rechnung vernachlässigt , um die Identifizierung Rechnung oder Rechnungsnummer auf der Eingabe von " Ref . No " Zeile in der "Enter Bills " Fenster in QuickBooks . Das " Ref . Nr." Linie ist, was QuickBooks für Duplikate überprüft . QuickBooks wird Sie warnen, wenn Sie die gleiche Anzahl auf dieser Linie für zwei Rechnungen für den gleichen Anbieter geben .
Stamping " Eingetragen " auf einem Dokument in Papierform nach Eingabe der Informationen von ihm in QuickBooks ist ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass Sie werden nicht versuchen, die Informationen in QuickBooks zweimal eingegeben werden.
Inconsistent Reference Numbers
ein Hauptzweck der Eingabe einer Referenznummer in QuickBooks für jede Rechnung ist , um den Auslöser doppelte Warnung, wenn Sie ein Duplikat Rechnung geben . Dies wird nicht passieren, wenn Sie Nummern in einem inkonsistenten Weg geben . Wenn Sie eine Rechnung , die nicht enthalten einen Verweis oder Rechnungsnummer eingeben, müssen Sie konsequent sein , wie Sie erstellen die Referenznummer für diese Rechnung. Eine gängige Praxis ist es, das Datum der Rechnung verwenden . Das Format des Datums müssen konsistent sein. Zum Beispiel, wenn Sie zwei Ziffern für das Jahr verwenden , niemals vier Ziffern für das Jahr, in dem " Ref . No " Feld . Für mehrere Rechnungen mit dem gleichen Datum , einen Brief an dem Tag und schreiben Sie die Zahl, die Sie für die Rechnung auf dem Papier Kopie der Rechnung erstellt .
Spelling Mistakes
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Wenn Sie ein Unternehmen oder den Namen des Kunden falsch schreiben , wenn Sie einen neuen Account , können Sie nicht finden ihr Konto das nächste Mal, wenn Sie benötigen , um eine Transaktion für sie zu schaffen. Sie werden dann ungewollt eine doppelte Rechnung für den Kunden oder Unternehmen .
Gesellschaften mit dem DBA oder Multiple DBAs
Unternehmen, DBA ( Doing Business As ) Namen, die zu verwenden unterscheiden sich von den Firmennamen kann Buchhaltung Verwirrung. Ohne klare Kommunikation , können Sie ein Konto erstellen mit dem Firmennamen und ein Duplikat Konto mit der Gesellschaft dba Namen. Die gängige Praxis ist , um das Konto mit dem Firmennamen zu nennen. Dadurch wird konsequent Ihre Erstellen mehrerer Konten für ein Unternehmen zu verhindern. Die "Customer Name" und " Bill To" anzugehen sind alle separate Felder in der " Kundendaten bearbeiten "-Bildschirm. Sie können den Namen des Unternehmens für den Account-Namen zu verwenden und dennoch schicken die Rechnung mit einem DBA Namen.
Uneinheitliche Standards bei der Eingabe von Konto -Namen
Bei der Eingabe von Kunden-Accounts , verwenden ein einheitliches Verfahren zum Eingeben von Unternehmen und einzelnen Namen , um sicherzustellen, dass Sie nicht zu doppelten Konten. Für Kunden Namen , entscheiden, sie konsequent geben Sie entweder Vorname oder Nachname zuerst und entscheiden, ob Mitte Initialen gehören . Für Firmennamen, auf einen einheitlichen Standard für die Eingabe der Namen entscheiden . Eine Methode, die Duplikate zu verhindern kann, ist, geben Firmennamen , wie sie erscheinen auf jeder Korrespondenz mit Briefkopf erhalten Sie von der Firma.