1. Leichte Suchen und Abrufen: Das Finden spezifischer Informationen in einer Computerdatei ist erheblich schneller und einfacher als durch physische Dateien zu sitzen. Suchfunktionen ermöglichen einen schnellen Speicherort von Daten basierend auf Schlüsselwörtern, Daten oder anderen Kriterien. Manuelle Dateien erfordern ein manuelles Durchsuchen und stützen sich häufig auf unvollkommene Indizierungssysteme.

2. Speicherplatz reduziert: Digitale Dateien erfordern weitaus weniger physischen Speicherplatz als Papierdateien. Terabyte von Daten können auf einer relativ kleinen Festplatte oder Cloud -Speicher gespeichert werden, im Gegensatz zu dem riesigen Raum, der für die Einreichung von Schränken und Lagerräumen benötigt wird.

3. Verbesserte Datensicherheit: Computerdateien können mit Kennwörtern, Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmaßnahmen geschützt werden, wodurch nicht autorisierte Zugriffs- und Datenverletzungen verhindert werden. Physische Dateien sind anfällig für Diebstahl, Schaden und nicht autorisiertes Kopieren.

4. Erhöhte Effizienz und Produktivität: Computerdateien erleichtern optimierte Workflows. Daten können problemlos elektronisch ausgetauscht, kopiert, bearbeitet und verarbeitet werden, wobei im Vergleich zu den manuellen Prozessen zum Kopieren, Einreichen und Transport von physischen Dokumenten erhebliche Zeit und Aufwand einsparen.

5. Datensicherung und Katastrophenwiederherstellung: Computerdateien können leicht auf mehrere Standorte gesichert werden, wodurch das Risiko eines Datenverlusts aufgrund von Hardwarefehlern, Naturkatastrophen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen verringert werden kann. Das Sichern und Wiederherstellen physischer Dateien ist viel umständlicher und zeitaufwändiger und beinhaltet häufig ein höheres Verlustrisiko.